#18 No te dejes abrumar por los Quick Wins
No sobreestimes el corto plazo, no subestimes el largo plazo
“La mayoría de la gente sobreestima lo que puede hacer en un año, mientras que subestima lo que puede hacer en diez”
Bill Gates
Qué es un Quick Win
Un quick win es aquello que te hace salir en la foto porque has solucionado por la vía rápida una situación determinada. ¿Es lo mismo que el famoso win-win? NO, en un win-win ganan todas las partes, es por decirlo de alguna manera la solución ideal.
Imagina que estás gestionando un proyecto para la integración en tu plataforma logística de un gran cliente. Imagina que tu empresa es pequeña y sólo tienes un IT Project Manager que pueda gestionar estas integraciones. Imagina ahora que las conversaciones entre los equipos de desarrollo de las dos empresas no están yendo bien, y que la el lanzamiento del proyecto conjunto se puede retrasar o incluso entrar en peligro por la falta de sintonía en la solución técnica. Estudias la situación, identificas como problema que la comunicación vía correo electrónica y llamadas no están dando su fruto, parece haber reticencia en ambos equipos técnicos a llegar a una solución de compromiso.
Un posible quick win aquí: te llevas dos días al IT Project Manager que tienes y al Tech Lead de desarrollo para que trabajen en la oficina del cliente con los responsable del otro lado para llegar a un compromiso técnico, y dejarlo firmado.
Funciona, lo dejas encarrilado. Eso es un quick win.
Es el Quick Win tu amigo?
No, que va. El quick win crea adicción, porque sales en la foto como el que ha solucionado la situación que se presentaba con cierta agilidad. El problema es que no puedes vivir siempre del quick win, porque eso significa que tu nivel de planificación y tus procesos son pobrísimos. Eso es en lo que debes trabajar, en la planificación y en los procesos si quieres hacer que tu equipo sea sostenible, y si quieres aportar valor más allá de ser un solucionador.
En la situación anterior, te llevas al IT Project Manager que tienes y al Tech Lead de desarrollo por dos días. Esas dos personas se han dedicado durante dos días a trabajar únicamente en ese proyecto, sin haber tenido en cuenta las agendas que pudieran tener o los otros proyectos en los que pudieran estar trabajando. Eso significa que esas tareas o proyectos se han postpuesto, y más aún, si hubiera surgido algún problema en esos dos días, no tendrías disponible a estas dos personas.
Es eso malo? No, es aceptable, pero las cosas se pueden hacer mejor, de eso se trata. La situación descrita al principio sabéis positivamente que es muy habitual, la habréis vivido, yo también. Es aceptable, y por eso es un quick win, pero no se están controlando los posibles daños colaterales.
Algo mejor que aceptable en ese tipo de casos es planificar desde el principio reuniones de lanzamiento del proyecto con el cliente, en el que inicialmente estuvieran los actores más relevantes de cada equipo, y allí se establecieran los acuerdos mínimos, incluyendo qué personas por cada equipo van a estar disponible, con qué frecuencia se van a realizar las reuniones, cómo se van a realizar estas reuniones, cuáles serán los entregables, cuándo se realizarán sesiones de seguimiento para comprobar que todo está en marcha, cuáles son los responsables del proyecto a ambos lados para escalar situaciones anómalas, y obviamente cuál es la fecha límite en la que la solución debe estar lista, y cómo continuar a partir de ahí.
Piensa en el medio plazo
Como Manager, tu cabeza debe estar en el medio plazo, entre 6 y 12 meses. Los objetivos no deben ser diseñados para cumplirlos mañana, obviamente, los objetivos deben estar diseñados para que requieran de un cierto esfuerzo del equipo para elevar el rendimiento, pero sabiendo que debe ser conseguible, no se pueden pedir imposibles. Esto requiere de cierta planificación para prepararte a ti mismo y a tu equipo para llegar a dicho punto, iterando con frecuencia para saber que vas en la buena dirección.
En el mundo de la alta competición, se trabaja en ciclos que pueden ser de medio plazo o largo plazo. Se compite como se entrena, tu rendimiento en un proyecto depende de cómo desempeñas cada día, y cómo creces a cada paso.
En este artículo de El País, el entrenador de la campeona española Mireia Belmonte, Fred Vergnoux, decía que “el otro aspecto que marca la diferencia es la visión a largo plazo y la capacidad de entender que lo que hacemos son ciclos largos. Esos ciclos son la única manera de mejorar.” (…) “ En el caso de Mireia para ganar el oro en Río fueron ciclos de dos años, 2010-12; 2012-14; y 2014-16. La preparación olímpica de Mireia fueron 30 semanas: de septiembre al Open de Sabadell para clasificarse, y luego otras 16 semanas”
En el mundo de la gestión de equipos es imprescindible obtener mejoras en el rendimiento de manera continua, en diferentes aspectos que puedan resultar relevantes. Esto en el mundo IT es absolutamente necesario, pero al mismo tiempo puede provocar una tremenda fatiga por la necesidad de estar siempre empujando hacia adelante. Por eso el rol del Manager es tan importante, porque debe ser capaz de balancear los esfuerzos del equipo para que la suma de cada individuo haga que el día de hoy sea mejor que ayer.
Es necesario conocer a cada persona del equipo, entender cómo motivarles para que busquen la mejora teniendo en cuenta que cada uno responde diferente a los estímulos, y que el abanico de mejoras es muy amplio y podemos trabajar en una dirección diferente con cada uno.
Pero aparece algo mucho más importante en el día de hoy que debes gestionar con mucho cuidado como Manager, la falta de ganas por mejorar, la apatía, desidia, ambición, … en la misma entrevista, el entrenado advierte:
“Esta visión de ciclos largos, de invertir seis semanas en hacer la fuerza máxima y luego otras cuatro semanas de trabajo excéntrico… Eso lo ves cada vez menos. Los nadadores te dicen: “Fred, tú me estás hablando de los Juegos de 2024 y estamos en 2021 y yo no sé ni lo que hago el mes que viene”. Eso me hizo reflexionar. Los ves todo el día con el iPhone. Si necesitan unas gafas las compran en Amazon y al día siguiente las tienen. Nadie se pregunta cómo son posibles estas cosas. Vivimos en un mundo opuesto a estos valores: el largo plazo, la paciencia, la suma del esfuerzo una, dos, treinta semanas… Esto cuesta cada vez más.”
Long, long, long, siempre long
Pensar en el medio plazo es tremendamente importante porque te permite alinear los objetivos y estrategia de la empresa con tu equipo en ciclos razonables, PERO…
… Pero si no eres capaz de tener una visión en el largo plazo de lo que quieres para ti mismo, o para tu equipo, llegará el momento en que no serás capaz de evolucionar ni tu ni tu equipo, y os quedaréis atrás.
Traigo de nuevo la cita de Bill Gates porque me parece magistral: “La mayoría de la gente sobreestima lo que puede hacer en un año, mientras que subestima lo que puede hacer en diez”. Si eres capaz de visualizar qué quieres hacer en 10 años, y empiezas a trabajar hoy en ello, es muy probable que lo acabes alcanzando si has trazado un plan y lo has seguido con las adecuadas variaciones en el camino.
Dos ejemplos:
1st: Yo me propuse hace años dedicar mi vida profesional a la gestión de equipos porque veía grandes disfunciones en el mundo del Management, y porque creía que tenía buenas aptitudes. Desde entonces no he parado de leer, leer, teorizar, e implementar. Tal vez dentro de unos años haya conseguido mi objetivo.
2nd: Imagina que llegas a un equipo de trabajo en el que las personas están muy quemadas, llevan muchos años desmotivados y están desactualizados, lo que hace que su rendimiento sea pobre y no se llegue a los objetivos. Cómo lo afrontamos en tres ciclos? quick win, medio plazo y largo plazo
Quick Win: Reuniones individuales para saber qué les motiva, y por qué no han avanzado. Jornada de Team Building para conectar. Participar en eventos técnicos que pueda ayudarles a picar la curiosidad, y dejarles un 5-10% del tiempo para trabajar en un side-project de ámbito tecnológico. Que el sistema de bonus dependa 50% del rendimiento del equipo y 50% del rendimiento individual.
Medio Plazo: Crea una matriz de habilidades que cualquier persona de tu equipo debería tener para rendir de forma óptima en unos 9 meses, Identifica las mayores carencias del equipo actualmente y crea un plan de formación para que puedan ponerse al día. (No, no me digáis que eso sin dinero no se puede conseguir porque hoy en internet tienes muchas fuentes gratuitas para aprender). Contrata un perfil con experiencia pero con hambre para que pueda poner al resto las pilas; trabaja bien esta contratación porque va a ser clave para el éxito a medio plazo, no tengas prisa en contratar al primero que pase, recuerda que esto no va de quick win. Si no lo tienes, nombra a un Líder Técnico que guíe al equipo en los aspectos más técnicos del trabajo.
Largo Plazo: Crea una matriz de habilidades técnicas y humanas que idealmente deberían tener las personas del equipo para que el rendimiento fuera la Po**a. Crea un pérfil junior con las habilidades que necesitaría al entrar y al que vas a formar a través de un plan de formación a dos años que habrás diseñado para que en un plazo razonable de tiempo hayas renovado la sangre del equipo con perfiles con la Actitud adecuada que hayan ido adquiriendo la Aptitud de forma sostenible dentro del equipo, mientras iban poniendo en práctica las nuevas enseñanzas. Diseña también un plan de carrera interna en el que se pueda visualizar cuál sería el camino profesional y si es posible rangos salariales. Aquí tendrás que colaborar mucho con RH y otros Managers. Es probable que los más antiguos se hayan puesto las pilas a estas alturas, si no es tu labor como Manager solucionar esta situación
Convence a tu equipo de que tienes un plan
Si el equipo mejora, es porque sus individuos también lo han hecho, y esto en el mundo profesional les abre muchas puertas:
Subidas salariales
Promociones internas
Cambios de empresa
Satisfacción personal
Si eres capaz de hacer que las personas crean en ti, porque tú crees primeramente en ellos, entonces ya tendrás una buena parte del camino hecha.
Extraigo un último trozo de la entrevista, que es muy potente: “Phelps fue igual: se encontró con un entrenador que tuvo la capacidad de explicarle a un niño de 13 años que será muy bueno a los 20. Implementaron un plan de trabajo a largo plazo: en 2000 desarrollaron el plan para que la bomba explotara en los Juegos de 2008.”
Que sí, que un quick win está muy bien, pero que es mejor tener un plan
Os dejo vídeo ejemplo de lo que pensar en Long puede darte:
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PD: A los que os guste el Management, en septiembre hay una jornada que podría resultaros de interés: https://techmanagementday.com/ Yo me apunté al formato virtual porque 19 euretes de nada. (no patrocinado ojo)