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Cita
La ignorancia es no saber desenvolverse en el entorno que te ha tocado vivir
Pedro Santamaría
El caso de mi amigo
Un buen amigo fichó por una empresa hace ya casi tres años y se encontró un escenario al que tuvo que dedicarle mucho tiempo y paciencia para que el equipo empezara a rendir como la empresa esperaba. Lo cierto es que no le habían dicho la realidad del equipo, aunque tampoco él lo había preguntado.
Su equipo es internacional, de consultoría, en 3 localizaciones principales y otras dos más pequeñas, si no recuerdo mal las oficinas estaban en Madrid, Barcelona, Berlin, Quebec y una ciudad de India que no recuerdo.
Había bastante diferencias en el expertise de los equipos, los perfiles contratados no habían seguido una estrategia concreta y la comunicación entre ellos era bastante pobre. El idioma común era el inglés, claro, pero pocas veces estaban todos juntos para comunicarse, y cuando sucedía había poco feeling, más bien desconfianza, en ocasiones alguna falta de respeto.
Esto seguro que os suena a más de uno. Entre el equipo de Madrid y Barcelona había rencillas de tipo político, triste pero es la realidad que se vive en muchos equipos en España. Luego el equipo canadiense iba por libre por la diferencia horaria y cultural y el equipo de Berlín tendía a quejarse de la poca implicación de los demás equipos. Los indios intentaban integrarse pero, por lo visto, los demás equipos tendían a ignorarles.
Desde el principio tuvo muy claro que para solucionar esta situación iba a ‘forzar’ que los equipos se comunicaran de forma diaria en las horas en las que coincidían en función de la diferencia horaria. El nivel de inglés de algunas personas era bajo, así que consiguió que la empresa les pusiera unas clases grupales, siempre entre personas de distinto equipo para ayudar a fomentar lazos.
Empezamos a comentar sobre qué otras actividades podían ayudar a que la atmósfera del equipo se equilibrara y sobre todo cómo hacer que aquellos con mayor expertise ayudaran a los que tenían más lagunas. Para la primera necesidad construyó un entendimiento mutuo e identidad compartida, como vimos hace un par de ediciones en el artículo 33. Para lo segundo siguió el modelo que vais a encontrar más abajo, basado en la investigación de Tsedal Neely.
Algunas de las medidas que tomó, fueron:
En el trabajo se evitan las conversaciones sobre política.
Clase de inglés para los que tenían más dificultades.
Conexión virtual diaria de 2 horas entre todos (según zona horaria)
Sesiones grupales para presentar las situaciones que necesitan ser desbloqueadas, una por semana.
Sesiones 121 entre las personas del equipo para conocerse mejor.
Una sala donde documentar las dudas que se presenten, se asigna una persona para su respuesta documentada y posterior presentación en 121
Una vez por trimestre, un equipo viajaba a la localización del otro para trabajar juntos. Una vez al año un offsite entre todos. (Esto sólo lo pudieron hacer una vez porque casi un año después apareció el covid)
Crearon una playlist con música, series y películas para compartir sus gustos.
Le costó trabajo, tuvo que despedir en el camino a dos personas, y tuvo que contratar a otras dos para renovar ‘la sangre’ y ánimo del equipo. Casi tres años después está bastante satisfecho con lo que ha conseguido.
Vamos a presentar ahora el modelo de adaptación mutua para equipos globales que antes comentaba.
Equipos globales
Para los que estamos acostumbrados a trabajar en equipos globales esto del paso a remoto al inicio de la pandemia no nos cogió de nuevas. Es cierto que no es lo mismo estar en un entorno específico de trabajo como la oficina que estar en una habitación de tu casa o en la cocina, pero la realidad de muchísimos equipos es que varias de las personas trabajan en una oficina diferente, puede que en países diferentes, compartiendo un objetivo común al trabajar para el mismo equipo.
Desde el punto de vista del Manager, gestionar un equipo global requiere habilidades sociales de alto nivel, destacando la empatía y sensibilidad.
Crear ‘Un equipo’ requiere unos rituales específicos de entendimiento y adaptación entre los miembros del equipo que pertenecen a culturas diferentes. Tsedal Neeley habla de un ‘modelo de adaptación mutua’:
Modelo de Adaptación Mutua
El modelo tiene dos ciclos, cada uno de los cuales ayuda a bajar las pulsaciones y lleva a nuevas formas de conexión. En su investigación, Tsedal Neely encontró que líderes de equipos globales, como algunos de nuestros suscriptores, encontraron valioso involucrarse tanto en actividades de aprendizaje como de enseñanza durante diferentes momentos, no sólo una vez al año, sino como parte de mecanismos habituales del equipo que se repiten con cierta frecuencia. Los dos ciclos son:
Ciclo de aprendizaje mutuo
Ciclo de enseñanza mutuo
Aprendizaje Muto
Absorber y preguntar son las dos claves que forman parte del aprendizaje mutuo.
Al igual que los niños, la mayoría de la gente aprende viendo y escuchando lo que otros hacen o dicen, observando el comportamiento que tienen y cómo interactúan con otros. Durante la fase de absorción, el objetivo es obtener toda la información posible sobre el entorno de trabajo, el equipo, las personas; ni se comenta esta información ni se juzga. Es imprescindible mantener una mente abierta.
Preguntar y recibir respuestas es una manera natural de conocer más en profundidad sobre algo de interés y conectar mejor con las personas. Las preguntas surgen sobre la marcha, cuando la duda aparece, y ayuda a las personas a adaptarse al nuevo contexto. Preguntar ayuda a complementar la información que obtuvimos en la fase de absorción.
Para que estos procesos se lleven a cabo es imprescindible crear el contexto. Hay que encontrar momentos para que las personas conecten de forma grupal e individual, y parte del ADN del equipo debe ser la conversación libre, donde no haya miedo a preguntar.
Enseñanza Mutua
El segundo ciclo se centra en la instrucción y facilitación. En este ciclo todo el mundo en un equipo global debe ser al mismo tiempo profesor y estudiante. El aprendizaje informal que se consigue a través de los compañeros de trabajo es un proceso ideal que los Managers deberíamos usar para introducir a las nuevas personas del equipo.
Este ciclo ayuda a adoptar una cultura de aceptación en el equipo, sin importar lo diverso que sea, y permite a todo el mundo desarrollar una visión más completa de sus compañeros. Este proceso colaborativo ayuda a las personas del equipo a mejorar el conocimiento y aprecio entre cada uno de ellos.
Cuando hablamos de instrucción nos referimos a coaching, training, mentoring y otras formas anglosajonas ;) de guía, pero también a los consejos informales y a la ayuda que cualquier compañero pueda ofrecer en algún momento.
La facilitación se centra en ayudar a conectar a las personas del equipo que presentan particularmente más diferencias. La función principal es hacer que la comunicación suceda, hacer que aparezcan puntos de encuentro para que la relación empiece a rodar sola.
Este proceso implica a todos, debe existir una mutualidad para que el aprendizaje y la enseñanza sea parte del día a día de todo el equipo.
Con este comportamiento dentro del equipo se construyen relaciones basadas en la empatía, y a través de ella encontraremos puntos en común con otras personas que serán el enlace que nos mantenga conectado, pero mucho más, ya que conseguiremos que el conocimiento de unos y otros aumente, y en definitiva que el rendimiento del equipo se vea beneficiado.
Accionable
Hoy en día muchas personas trabajan uno o varios días desde casa, una buena forma de conectar a las personas es que tu fondo de pantalla, lo que ven las otras personas cuando estás en video conferencia, sean cosas de tu interés.
Cuando haces esto, les estás dando información sobre ti, y cuando vean algo que a ellos también les interesa van a preguntarte rápidamente por ello, y así empezaremos a construir las conexiones con las distintas personas.
Os enseño lo que la gente que habla conmigo virtualmente ve detrás mía. Os confirmo que esto me ha ayudado a conectar con muchas personas a través de intereses comunes.
Para terminar, si tienes un minuto me gustaría que respondieras de forma anónima sobre el valor que esta newsletter te aporta: https://forms.office.com/r/wjmpjX7HJt
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#35 Modelo de Adaptación Mutua